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年末の大掃除、Gmailにたまりすぎたメールを整理し、Googleドライブの逼迫を解消してスッキリした新年を迎えよう

添付ファイルだけ削除する機能がほしい……

いーじま (Norihisa Iijima)
2016年12月30日, 午前09:00 in gmail
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メールの整理も年末大掃除としてやっておきたいところ。今回は利用者も多いはずのGmailでの方法を紹介します。Gmailは無料でブラウザーから利用できるので、手軽で便利。スマホ用アプリもあるのでいつでもどこでもメールを確認できます。一方、メールはずっとサーバーにたまり続けるので、大量のメールを扱っていると、1年でいっぱいになることも。年に一度は大掃除したいところです。

Gmailのメールは、googleドライブに保存されます。無料で使える基本容量は15GBで、googleドライブとしても利用していればカンタンに一杯になってしまいます。「メールって基本テキストだからそんなに容量を食わないのでは?」と思われるかもしれませんが、筆者はgoogleドライブの使用を抑えていたものの、メール開始わずか1年半で容量が一杯になってしまいました。


▲筆者はセキュリティキャンペーンで2GB追加されたものの、90%近い使用率


▲[詳細を表示]をクリックすれば、Gmailにどれだけ容量を使っているか確認できる

メールでいちばん容量を食われるのが添付ファイルです。筆者は仕事柄、画像やドキュメント、それらをまとめた圧縮ファイルなどをメールでやり取りするケースが多く、1つあたり、数MBはザラにあります。こういった添付ファイルは、ほとんどがダウンロードして別途保存しているので、添付ファイルだけ削除できればいいのですが、Gmailにはそういった機能がありません。

このため、容量を確保するためにはメール自体を削除する必要があります。とは言え片っ端から削除するわけにはいかないので、とりあえず古いメールから削除しましょう。ただ、メールはどうしても残しておきたいという人は、メールソフトを使ってメールをダウンロードしましょう。このときpop形式でメールを取得するタイプのメールソフトを利用します。「Thunderbird」や「Outlook」、「Becky」などさまざまありますが、まずGmail側でpop取得を許可する必要があります。

Gmailの[設定]から[メール転送とPOP/IMAP]をクリック。[POPダウンロード]でステータスを[すべてのメールでPOPを有効にする]を選択します。続いて[POPでメールにアクセスする場合]は[Gmailのメールを受信トレイに残す]を選択。おもな設定方法は[設定例]で見られるので、指示に従って設定しましょう。


▲「inbox」アプリを使っている場合は、メニューから「Gmail」を選択してGmailアプリに移動する


▲まずは、Gmailの設定でPOPを有効にする必要がある

このとき、古いメールソフトだと、セキュリティー上問題があるとして弾かれる場合があります。そのときは、届いたメールから[安全性の低いアプリへのアクセスを許可]をクリックし、アクセスをオンにします。古いメールから順に取得していけたらオーケーです。


▲Googleからメールが届くので、[安全性の低いアプリへのアクセスを許可]をクリック


▲オンにすると、利用可能になるがセキュリティ的には低くなるので自己責任で

さて、いよいよ古いメールを整理しましょう。Gmailを閲覧するアプリとして「Gmail」と「inbox」がありますが、「Gmail」のほうがメールを削除しやすいので、こちらで作業します。まず、検索で古いメールに絞ります。一番古いメールは、左側のメール表示件数をホバーすると[最後]が表示されるので、選択すると確認できます。


▲最後のページを表示するには数字部分にマウスカーソルを合わせて、[最後]を選択する

空き容量を確保するには最低半年分は削除したいところ。筆者の例でいくと、2015年5月が一番古いメールだったので、昨年分を一気に削除します。検索ボックスに[before:2016/1/1]と入力して実行すると、2015年12月31日までのメールが表示されます。「2016年1月1日以前」という意味なので、1月1日分は含まれないことを覚えておきましょう。


▲「before:2016/1/1」で検索かければ、2016年1月1日以前のメールがピックアップされる

表示されたら左上にあるチェックボックスをチェックしてメールを選択します。このままだと、表示されているメールしか選択されないので、[この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する]をクリックすると、2016年1月1日以前のメールがすべて選択された状態になります。この状態で削除を実行すれば、ゴミ箱へ移動するので、ゴミ箱を空にすれば完全に削除されます。


▲チェックボックスをチェックすると表示されているメールがすべて選択される


▲選択された状態になると、上部に[この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する]と表示されるのでこれをクリック


▲削除を選択すれば、ゴミ箱へ移動する


▲ゴミ箱へ移動し[[ゴミ箱]をいますぐ空にする]をクリックすれば、すぐに削除してくれる

検索によるメールの抽出にはいろいろあり、検索ボックス右端をクリックすると各種条件設定が行えます。添付ファイル付きやメールサイズが大きいなども指定できるので、添付ファイル付きのものだけ削除するということも可能です。


▲添付ファイルやメールサイズ、期間など、さまざまなフィルタを駆使して不要なものを抽出しよう

今回、約半年分削除したところ、約3GBほど空き容量が増えました。約12GBになったのでしばらくはこの状態で利用し、また逼迫してきたら削除したいと思います。その都度削除なんて超面倒という人は、100GBプランを選べば年額2500円で済むので、検討する価値はあります。来年に向けてメール環境もスッキリしてよい年を迎えましょう。


▲容量が3GBほど増えた。これで半年くらいは持つかと。100GBプランにしたほうがラクな気もするが......
関連キーワード: gmail, google, GoogleDrive, inbox, mailbox
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