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社長必携ガジェットこと、敏腕秘書が作る出張セットとは!? 国内編 : 情熱のミーム 清水亮

出張先の行動が一目で確認できると効率は大きく違う

清水亮, @shi3z
2018年8月2日, 午後08:00 in column
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昔から言われていたけれども、再び最近よく言われるのが、我が社の「出張セット」の話である。
たいていの大企業出身者が驚く。なかには「感動した」という人もいる。

......そんなにいいものなら、もっと広めてもいいのではないか。
そして出張の多い経営者にとって、出張セットがいかに重要か、そしてそれを長い時間をかけてどのように洗練させてきたか、というノウハウの共有も、広義のガジェットと言えるのではないか。

我が社も来週で創立から15周年。
時間をかけて出張セットが進化してきた。

というわけで今回は、出張セットについて書いてみる。

        


「出張セット」とは、その名の通り、出張に持っていく必須アイテムを集めたものである。


紆余曲折あったが、現在はこのような姿をしている。


これは「カバンの中身」という商品で、小さいポケットがいくつもついている。
それぞれのポケットに必須アイテムを入れるのだ。
小さめのB5サイズを愛用している。

どのようなものが入っているのかチェックリストもある。



これだけ揃っていると、まず旅先で困らない。
特に僕はラフな格好が多いので、名刺入れをよく忘れて困ったりする。


しかし出張セットの真髄はここではない。
歴代秘書が時間をかけて洗練させてきた「出張のしおり」こそが主役である。

昔はA4だったが、旅先で開くのが面倒なので今はB5サイズになっている。


まず、工夫したのは表紙だ。
以前は出張のしおりの表紙は、表紙らしい表紙だった。
しかし、表紙をめくるという動作が出張中には無駄になるため、表紙に必須となる項目を大きめの文字で全て印刷してある。

これさえあれば、チケットの小さな文字を目を細めて何度も確認して座席を探す必要がないし、イベント会場がどこにあるとか、ホテルがどこにあるのか、タクシーの運転手さんに聞かれたときに表紙を見せれば済む。極めて効率的だ。



次に、出張日程表。いつどこに行って何をするのか、一目瞭然でわかるようになっている。
また、短期出張の場合は駅の地図も同梱されている(長期の場合は地図は別ページ)

最小の重量で最大限情報を詰め込み、しかもパッと見てどこになにがあるかわかるように工夫されている。



会場が駅から離れている場合は、別ページに地図と住所、電話番号が記載されている。

このページを開くか、破った地図をタクシーの運転手さんに渡せばすぐに会場に行ける。



この形になってから、出張で困ることがほとんどなくなった。
出張で困るのは、ほとんどは必要な情報に瞬時にアクセスできないからだ。
また、この出張のしおりは出張前日にPDFとしても送られてくる。紙ではなく電子データにもなっていることで、万が一紛失しても使えるようになっている。

また、会場の入館チケットなどがバーコードやQRコードの場合、その情報も表紙と中のページの両方に印刷されている。


僕のアシスタントになると、まず最初にしおりの作り方を先輩に習うところから始まる。
というのも、しおりは僕の出張先におけるプログラムのようなもので、これが間違っていると全ての予定が狂ってしまうからだ。


このしおりを見せると、びっくりする人が多い。
もともと初代秘書のアイデアで自然発生的にうまれたもので、これなしで出張はできないというくらい大事なものだが、むしろ世間の出張族がそういうことを全部自分でやっているとしたらビックリである。


出張にもアシスタントが同行し、その人が現地のホテルからレンタカーから会場から全ての予定を把握していればこういうものは不要になるが、それだと旅費が二倍もかかることになり、非効率的である。特に海外だと絶望的だ。


ちょうど今、一ヶ月くらいの長期出張の準備に入っているので、いずれ海外編もやろう。

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