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自宅で仕事をしていると、いくつもの邪魔をしてくるものがあります。もっとも、それらのほとんどは、自分が邪魔をしているという意識を持っていません。というのも、仕事をしているという都合のわからない赤ん坊だったり猫だったりすることが多いからです。

かくいうわたしも、やる気アップのため数カ月前に猫ソリューションを導入したものの、逆に作業のための静かな時間の確保に四苦八苦しているひとり。“仕事をしている”“乗ってはいけない(キーボード)”などの状況や場所への配慮が、猫にできるはずがありません。

動かしているほうの手を抑え込まれてしまい、キーボードを打てないという人、マウス操作できないという声も、SNSを中心に見られ、いわばひとつの“猫あるある風景”となっています。

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▲「我に仕えよ」

それでももし片方の手だけが空いているのであれば、入力作業を続行することができます。そのツールが「Googleドキュメント」というわけです。本記事では在宅ワークなどを機にツールを見直している方向けのGoogleドキュメントの入門TIPSの記事となっています。

Googleドキュメントとは?

ざっくりとGoogleドキュメントについておさらいします。

Googleドキュメントは、Googleが提供しているサービスのひとつで、無料のGoogleアカウントを持っていれば誰でも使える文書作成ツールです。Webブラウザがあれば編集可能。作成したドキュメントは、これまたGoogleが提供しているクラウド上のストレージサービス「Google ドライブ」に保存されます。

   

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▲Googleドキュメント(左)とGoogleドライブ(右)のアイコン

自動保存されるので、Ctrl+Sをひんぱんに使う必要がありません。途中で閉じてしまったり、ブラウザが落ちたり、PCがフリーズしたりしても、クラウド上に残っているため、続きを別のPCから行うことが可能です。

使えるブラウザは、Chrome、Firefox、Internet Explorer 11(Windowsのみ)、Microsoft Edge(Windowsのみ)、Safari(Macのみ)。Windows 7以降、MacではSierra以降のOSに対応。もちろんChrome OSであれば、親和性が高いでしょう。iOSやAndroidを搭載したスマホでは、専用アプリから利用できます。

図表、グラフ、区切り線、脚注の挿入や目次作成、ヘッダー/フッターの挿入、インデント設定、箇条書きや番号付きリスト、二段組などを設定可能。挿入した図表には、行内やテキストの回り込みといった設定もできます。Microsoft Wordほど高機能ではありませんが、テキストと図の入った文書を作りたいという一般的な使い方であれば、そのニーズを充分満たしてくれるツールだといえるでしょう。ちなみに、この原稿もGoogleドキュメントで執筆しています。

Googleドキュメントを作ってみる

ざっくりとGoogleドキュメントの使い方を説明します。アカウントを作って、Webブラウザ「Chrome」をインストールして、ChromeでGoogleにログインしておきましょう。

ログインして新規タブを開くと、右上にタイル状のメニューが表示されます。クリックして、さまざまなGoogleサービスにアクセスできます。

「ドライブ」または「ドキュメント」をクリックします。

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▲「ドキュメント」アイコンは、下方にスクロールすると表示される

ドライブを選んだ場合は、表示された画面の左上から「新規」→「Googleドキュメント」→「空白のドキュメント」と進みましょう。

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ドキュメントを選んだ場合は「新しいドキュメントを作成」内にある「空白」をクリックします。

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これで、新規Googleドキュメントを作成できます。

画像を入れたい場合は、「挿入」メニューの「画像」から、またはツールバーの「画像の挿入」から行います。

Googleフォトに保存した写真を使うのが最も手軽ですが、PC内にある画像もドラッグ・アンド・ドロップで挿入できます。

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ドキュメントに名前をつけたい場合は、「無題のドキュメント」と表示されている場所をクリックして入力しましょう。なお、名前をつけないと「無題のドキュメント」のまま保存されます。次に新規ドキュメントを作成して名前をつけないで閉じると、やはりそれも「無題のドキュメント」として保存されます。

無限に「無題のドキュメント」というタイトルのドキュメントがGoogleドライブ内またはドキュメント(フォルダ)内に並ぶことになってしまい、見分けがつかなくなるので、何かしらの名前をつけておくことをオススメします。

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在宅ワークでGoogleドキュメントを使うメリット

Googleドキュメントには、「音声入力」ツールがあります。「ツール」メニュー→「音声入力」で呼び出せます。ショートカットキーのCtrl+Shift+S(Macでは⌘+Shift+S) を使えば、呼び出しと同時に音声入力をスタートできます。

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初回起動時のみ、GoogleドキュメントがPCのマイクを使ってもよいかをたずねてきますので、OKをクリックして、音声入力をはじめましょう。

通常のスピードで発話すれば、どんどん音声を認識してドキュメント内に入力されていきます。途中、「もじゃもじゃもじゃ」とテキストが不鮮明になることがありますが、それは文章の内容をAIが識別して変換しなおしているという合図。一呼吸おいてから、また発話すれば、入力を続行できます。

在宅ワーク中は、邪魔するものが多いと冒頭で述べましたが、乳幼児が泣き出してしまった、飼い猫が甘えてきてしまってどうしようもない――そういうこともあるでしょう。

さすがに、泣いている赤子をあやしながら仕事をするのは、親子ともども精神的によろしくないかもしれませんが、眠ってしまえば親の思考力は戻ります。フレーズが“降りてきた”、入力したい内容が固まってきた、という場合、間髪を入れずに作業に移りたいですよね。

そういうときこそ、音声入力の出番です。優しい低い声で、赤子に語り掛けるようにGoogleドキュメントに話しかければ、赤子の眠りを妨げることはありませんし、音声の認識率もきっと高まることでしょう。

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これは、膝の上の猫のお尻を片手で支えつつ、要求されるまま他方の手で撫でを行っているときにも有効でしょう。猫の機嫌を取りつつ、仕事も行える、というわけです。

そうこうしているうちに、片手が空いたら、次は入力デバイスをスマホに持ち替えましょう。スマホなら、片手フリック入力ができるからです。

ここで主に行いたいのは、編集や修正作業。Googleの音声認識制度が高いとはいえ、変換ミスはありますし、音声では入力できない改行やスペース(空白)を挿入する必要もあることでしょう。

また、内容そのものは良くても、話すスピードでは考えがまとまらず、「てにをは」などの助詞を間違えているかもしれません。

長い文章を音声入力で、細かい修正をフリック入力で行うことにより、邪魔するものの多い自宅テレワークでも、定められた勤務時間を有効に使うことができるのです。

邪魔するものが、まだ聞き分けのできない幼児や、むしろ嫌がることを進んで行うような猫の場合、気になるのはPCに触れられることでしょう。書きかけの文書を保存する前に電源を切られてしまった、ソフトを終了されてしまった、という経験を持っている人も多いはずです。

拙宅の猫などは、4本の足を上手に使い、Ctrl+Wや⌘+Qを押して、入力画面を焼失させる特技を持っています。まだ「゜゜゜゜゜゜゜゜゜゜ーーへへへへへへへへへ」など、無意味な文字列を入力してくれるほうがいくらかマシなのに。

そういう場合でも、Googleドキュメントなら心配不要。文字を入力して数秒後には自動保存がかけられているからです。

もし、元が何だったかわからないくらい意味不明の文字列を入力されてしまった、編集されてしまった、という場合でも変更履歴を開けば、自分が編集した直後の版に戻すことが可能。現在の版と比べたいなら、以前の版をコピーとして復元すれば、どちらも失わずに済みます。これなら、自宅テレワークにありがちなアクシデントを恐れる必要はないですよね。

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わたしの場合、フリーランスなので“テレワーク”に当てはまらないかもしれませんが、常に自宅で仕事をしているという点では、オフィスワークを普段している人が行う自宅テレワークと変わりません。

締め切り当日、ピリピリする空気を感じてなかなか落ち着いてくれない猫を(膝の上で)寝かせた後、音声入力やフリック入力に何度助けられたことか……。また、キーボードに乗って、入力中のウィンドウを閉じられてしまった、Chromeそのものを終了させられてしまったという場合でも慌てずに済んだことか……。

まさに、Googleドキュメントは、わたしの自宅ワークを支えてくれるものとなっているのです。