社会人の夏休みは業種や会社によってバラバラ。バカンスを楽しんでいる最中に、それを知らない取引先からメールが来て現実に引き戻されてしまうことも珍しくありません。

そんな事態を防ぐために、メールの自動返信設定をオンにしておきましょう。そうすれば、メールを受信した場合に休暇中ですぐに返信できないという内容のメッセージが自動で相手に送られます。手動で文章を入力する必要がないので、わざわざ休暇を中断せずに済むわけです。

今回は、「Gmail」と「iCloudメール」での自動返信機能の設定方法を紹介します。

「Gmail」の自動返信機能を使う

Gmailの自動返信機能を使うには、まず「Gmail」アプリを開いて画面左上のメニューをタップします。続いて「設定」をタップし、次の画面で該当のアカウントを選択しましょう。

▲「Gmail」アプリのメニューをタップ(左)。メニュー下部の「設定」から次の画面で自動返信をオンにしたいアカウントを選びます(右)

続いて「不在通知」をタップしてスイッチをオンにします。詳細設定が表示されるので、休暇の開始日と最終日、自動返信したい件名とメッセージを入力。不在通知は、開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までの間に送信される仕組みです。なお、「迷惑メール」フォルダに分類されたメールには自動返信されません。

▲「不在通知」をタップしてオンにします(左)。詳細設定を入力。自動返信する対象を「連絡先」に登録した相手のみに絞ることも可能(右)

「iCloudメール」の自動返信機能を使う

iCloudメールで自動返信機能を使うには、まずパソコンやiPadで「iCloud.com」にアクセスする必要があります。iPhoneで「iCloud.com」にアクセスしても、「メール」アプリは表示されないので注意が必要です。ログイン後、「メール」をクリックして画面左下の「設定」アイコンをタップして「環境設定」をタップしましょう。

▲「メール」クリックした後、「設定」→「環境設定」の順にクリック

次に、「休暇」をクリックして「メッセージ受信時に自動的に送信」にチェックを入れます。休暇の開始日と終了日、送信したいメッセージを入力し、「終了」をクリックすればOK。

▲「休暇」内の「メッセージ受信時に自動的に送信」にチェックを入れ、詳細を入力します

自動返信機能は、夏季・冬季休暇の際だけでなく、出張や育児・介護休暇の際にも使える便利な機能。上手に活用すれば、メールに振り回されない一日が送れるでしょう。

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