在宅勤務民にもオススメ!仕事を効率化したいなら「メモ」アプリが断然便利:iPhone Tips

多機能なのにシンプル

山崎理香子(TEKIKAKU)
山崎理香子(TEKIKAKU)
2020年09月28日, 午前 07:10 in iphone
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スマホを使って仕事を効率化してみませんか?仕事に役立つアプリはいろいろありますが、まずはiPhoneの標準「メモ」アプリを試してみるのがオススメです。「メモ」を使えば、タスク管理や書類のスキャンなどを一括して行えます。今回は、仕事に役立つ「メモ」活用術をご紹介します。

ToDoリストを作ってタスク管理

リモートワークを効率的に進めるには、タスク管理が重要です。「メモ」アプリなら、簡単かつ手軽にタスク作成ができます。さっそく新規メモ作成画面を開き、任意の場所をタップしましょう。キーボードの上に表示されるチェックアイコンを選択すると、タスクが1個ずつ作成されます。内容を入力したら、画面右上の「完了」をタップすればOKです。

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▲新規メモ画面でチェックアイコンをタップ(左)。タスクを入力し、「完了」を(右)

「〇」部分をタップすると、チェックマークがつきます。まだ達成していないタスクが一番上に表示されるようにしたい場合は、「設定」を開いて「メモ」をタップ。「チェックした項目を並べ替え」で「自動」を選択します。

▲「設定」を開いて「メモ」を選択(左)。「チェックした項目を並べ替え」を「自動」に切り替えます(右)

これで、実行済みのタスクが自動的にリストの一番下に移動するようになりました。このほか、タスクの「〇」部分をタップしたままドラッグしても任意の順序に入れ替えられます。

紙の書類をスキャン

さらに、「メモ」アプリでは紙の書類やレシート、名刺などをスキャンすることも可能です。「自宅にスキャナがない」「少量の書類のためにプリンタを起動するは面倒」という人は手順を覚えておきましょう。

やり方はキーボード上部に表示されるカメラアイコンを押して「書類をスキャン」をタップ。カメラが起動するので、書類が中央にくるように調節してシャッターを切りましょう。自動でスキャンすることも可能です。

iPhone
▲カメラアイコンを押して「書類をスキャン」を選択(左)。書類がカメラの中心にくるように調整し、シャッターアイコンをタップ。もしくは自動スキャンしましょう(右)

複数枚の書類を連続してスキャンすることも可能です。スキャンを終えたら「保存」をタップ。保存した書類をタップすることで名前や向きなどが編集できます。「ファイル」アプリにも同様のスキャン機能はありますが、「メモ」の場合はコメントや図解を添えることができるのでより便利です。

メモを丸ごとプロジェクトメンバーに共有

メモはメールやLINE、Slackなどで共有し、相手と共同編集することができます。上で紹介したタスクや書類も共有できるので、プロジェクトメンバーの進行管理などに役立つはず。メモを共有するときは画面上部の人型アイコンをタップしましょう。共有方法と相手を選択し、送信すればOK。このとき「共有オプション」をタップすると、アクセス権を「変更可能」から「閲覧のみ」にも変更できます。

iPhone
▲人型のアイコンをタップ(左)。共有するアプリを選択し、共有したい相手に送信できます(右)

これで相手にメモが共有され、共同編集が可能になりました。相手が内容を追加したり、タスクにチェックを入れたりすると、それが反映されます。反映が遅い場合は一度アプリを終了し、再起動させましょう。

「メモ」には検索機能があるので、メモが増えてしまっても大丈夫。メモの内容の一部や、作成した日付を検索欄に入力すれば、該当のものがすぐに表示されます。


 

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