マイクロソフト、テレワークのノウハウ公開 『適度に体を動かす』『会議を先送りしない』

『これまで通り前進すること』をアドバイス

小口貴宏(Takahiro Koguchi)
小口貴宏(Takahiro Koguchi), @TKoguchi787
2020年03月3日, 午前 11:10 in microsoft
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マイクロソフトは米国時間の3月2日、中国法人で実施しているテレワーク(リモートワーク)で得られたノウハウを公開しました。「体を動かす時間を作る」「在宅だからと会議を先送りしない」などの経験がまとめられています。

全文は下記の通りです。


COVID-19 (新型コロナウイルス) が世界中の人々の生活に影響を与えています。渡航制限や、公共の場での大規模集会に対する新たな規制等により、多くの人々の日常生活に影響を与えています。この数週間、多くの同僚やお客様からも「何かできることはないか」という相談を受けています。

私の友人であり同僚でもあるリリー チャン (Lily Zheng) は、上海在住です。チャンと私は、中国では直接会って仕事をしますが、Microsoft Teams 上で会うことがほとんどです。このほどチャンは、中国のお客様に手紙を書き、COVID-19 の急激な大流行の中で彼女と彼女のチームがリモートワークから学んだことを伝えました。私はその内容に刺激を受け、とても有益な情報だと感じています。

そこで、この手紙を、彼女の経験から何か得ることができるかもしれない世界中の人々にシェアしたいと思います。私と同様に、この情報が役立つと感じる人がいることを願ってやみません。

 以下がチャンの手紙です。

 大切なお客様へ

マイクロソフトの従業員で、上海に在住・勤務しているリリー チャンと申します。

COVID-19 が猛威を振るい、ここ中国で何百万人もの人々に影響を与える中、リモートワークが急激に普及しています。

いまや中国全土のすべての学校や病院、企業などが、一時的とはいえ、分散組織となった状態です。COVID-19 のようなウイルスの発生から、予期しないような天候による緊急事態まで、突然リモートワークが必要となる状況は数多く考えられます。そこで、この数週間で私が学んだ 3 つのことと、リモートワークを実践されるお客様から学んだ3 つの教訓をお伝えしたいと思います。

多くの皆様と同様に、私がウイルスについて耳にしたのは 1 月のことでした。ほとんどは SNS 上でのことでしたが、中国の旧正月直前までそれがどれほど深刻なことなのか気付いていませんでした。

春節の旅行ラッシュが起こったあの時、患者数が急激に増加したのです。政府は、1 月 23 日に、ウイルス拡散を防ぐため湖北省を封鎖しました。翌日は旧正月前日で、私は家族と映画を見に行く予定でした。それが、街中の映画館が封鎖されたことを知り、ウイルス大流行の深刻さを実感したのです。

2 日後、政府はこれまでにない対応として、春節に関連したイベントの中止を発表しました。私も、以前から計画していた家族休暇の予定をキャンセルしました。子どもたちは残念がっていましたが、健康と安全には変えられません。

さて、いま中国で働くのはどんな感じかと聞かれたら、私は何と答えればよいのでしょうか。まず、リモートワークによって通勤時間が削減され、何を着ていくか悩むこともなくなりました。多くのレストランが閉鎖されているので、料理のスキルに磨きがかかります。ただ、子どもたちも学校が休校中で、ベビーシッターも自宅待機となっているため、リモートワークで生産性を維持するのは大変なことです。

■リモートワークを通じて個人的に学んだこと

私のチームはリモートワークに慣れていましたが、過去数週間で、リモートワークを成功させ、持続可能とするためのポイントが明確になってきました。ここで、最も重要なポイントを 3 つお伝えします。

・健康維持

今回、リモートワークに移行したのは、ウイルスとの接触を最小限に抑え、自らの体の健康を維持することが目的です。これは皆理解していることですが、自身の生活の場で働くことによって感じる独自のストレスはあまり目に見えていません。

体を動かす時間を作り、よく食べ、PCなどのスクリーンの前から離れて本当の休憩を楽しむこと。これらはいずれも、自宅でリモートワークする際、メンタルヘルス面での健康を維持するために重要なことです。

・予定はすべて実行

リモートワーク中は、作業を先送りにする誘惑に駆られます。しかし、リモートワークで成功するチームは、何とかしてすべてオンラインで済ませる方法を見つけ出しています。

1 対 1 のミーティングが予定されていた場合、そのまま実施してください。大規模な会議も実施してください。直近のプレゼンテーションについてブレインストーミングする準備ができているなら、ビデオ会議で実施しましょう。

・チームメンバーをサポート

今回の経験から、他のメンバーをサポートすることが、自分も前向きでいることができ、活力を保っていられる秘訣だと学びました。私たちのチームでは、家族やペットの写真をシェアしたり、終日様子を確認し合ったりと、仕事以外のことでもオンラインツールを使っています。お互い励まし合うことで、士気を高められるだけでなく、離れた場所で仕事をしていてもチームがまとまるのです。

■リモートワークを実践するお客様から学んだこと

この数週間、中国国内のお客様が本格的に働き方改革を実践されている様子を目の当たりにしました。ここで、私がお客様から学んだ、組織を成功に導く方法をお伝えしたいと思います。

・コミュニケーションの手段を迅速に設けること

従業員がリモートワークする場合、全員がビジネスの概要を把握できることがこれまで以上に重要となります。マイクロソフトのお客様で、アジアに拠点を置く大手保険会社様では、スタッフに向けたビデオメッセージの放映を開始し、全員が最新情報にアクセスできるようにしました。

また、在宅勤務中に育児やその他の課題を抱えるスタッフのために、録画ビデオも用意し、ライブミーティングやライブ配信に参加できない人も後でビデオを確認できるようにしています。

・これまで通り前進すること

全員が集まる時まで計画を延期しようと考えがちですが、ここ中国のお客様は何とか物事を前に進める方法を見出しています。政府の働きかけもあり、多くの学校ではすべてをオンラインに移行することで、新学期を予定通り開始しています。

学校では生徒をサポートするにあたり、明確なスケジュールを作成したり、クッキング チャレンジなどの士気が上がるイベントを開催したりしているほか、生徒に負担がかかりすぎないように課題やその他の情報を慎重にコミュニケーションしています。

・大規模ミーティングもオンラインへ移行

チームメンバー数人でのちょっとした電話やビデオ会議には慣れている人も多いと思いますが、大規模でフォーマルな会議もオンラインでうまく開催できます。大多数の従業員がリモートワークを選択する中で、中国の病院ではスタッフをリモートで収集しています。

例えば、大連のある病院では、Microsoft Teams を使って大規模なスタッフミーティングを実施しています。オンラインミーティングを成功させるにあたって鍵となるのは、明確な議題を用意すること、ミーティングの開始時に音声などに問題があれば解決しておくこと、きちんとメモを取り、後でその内容を共有してフォローアップできるようにしておくことなどです。

また、会社の許可を得られるのであれば、出席できない人のために会議を録画することもできます。

私にとって、そして世界中の多くの人にとって、このような新年の始まりは予想もしなかったことです。それでも、多くのことを学ぶことができました。そして Microsoft Teams は、この困難を乗り切るにあたり、非常に強力なツールとして活躍しています。

多くの人は気付いていないかもしれませんが、Teams は無料で利用できます。Microsoft Teams の詳細はこちらをご参照ください。< https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software >

お使いになるツールが何であっても、ここで紹介したヒントが少しでもお役に立てれば幸いです。最後に、皆様と皆様の家族のご健康をお祈りしています。

マイクロソフト チャイナ ディレクター
リリー チャン (Lily Zheng)

 
 

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